Die Webseite ist das Aushängeschild deines Unternehmens. In vielen Fällen ist sie das Erste, was deine Kunden von deinem Unternehmen sehen. Zu deiner Webseite gehören natürlich auch die Datenschutzhinweise für deine Webseite. Sie geben einen ersten Eindruck, wie du mit rechtlichen Themen umgehst oder eben nicht. Die Datenschutzhinweise für deine Webseiten sollten also stets aktuell sein.

Doch warum ist es so wichtig, die Datenschutzhinweise regelmäßig zu prüfen und zu aktualisieren? Ganz allgemein gesagt geht es um Rechtssicherheit. Deine Webseite ändert sich, deine Tools ändern sich und die Rechtslage ändert sich. Nichts in Stein gemeißelt. Deine Datenschutzhinweise sollten also die aktuellen Umstände wiedergeben.

Keine zweite Chance für ersten Eindruck

Wenn die Webseite dein Aushängeschild für dein Unternehmen an sich ist, sind die Datenschutzhinweise deine Visitenkarte für deine Compliance. Die Datenschutzhinweise geben deinen Besuchern einen ersten Eindruck, wie du mit rechtlichen Themen umgehst. Und wenn hier schon grobe Schnitzer passieren, könnten sich Kunden fragen, wie es sonst so mit deiner Rechtssicherheit steht.

Im Fokus der Aufsichtsbehörden

Mal ganz abgesehen von deinen Kunden, ist die Webseite und damit die Datenschutzhinweise auch oft der erste Eindruck, den die Datenschutzaufsichtsbehörden von dir bekommen. Manche Behörden kontrollieren Webseiten sogar proaktiv. Im Februar 2024 prüfte das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht proaktiv mehrere Webseiten auf den rechtskonformen Einsatz von Cookies. Dabei wurde offenbar mehr als 350 Webseiten festgestellt, die nicht den rechtlichen Anforderungen genügten. Das eröffnet natürlich Spielraum für weitere Handlungsoptionen. In einem solchen kann die Webseite Anlass für eine „umfangreichere“ Prüfung des gesamten Unternehmens werden.

„Angesichts der trotz aller Aufklärung immer noch viel zu hohen Zahl nicht datenschutzgerechter Apps und Webseiten eröffnen uns automatisierte Prüfungen neue Handlungsoptionen der Rechtsdurchsetzung. Auch wenn weitere Verfahrensschritte und natürlich die abschließende Entscheidung über Abhilfemaßnahmen und Bußgelder fest in der Hand von Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern bleiben, sind solche automatisierten Prüfverfahren ein wichtiger Schritt, um unseren Kontrollaufgaben unabhängig von Beschwerden Einzelner und trotz unzureichender Ressourcen besser nachzukommen.“ erläuterte Michael Will, der Präsident des BayLDA die Zielsetzung des Prüfverfahrens.

Quelle: Pressemitteilung vom 09.02.2024 Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht

Bei entsprechenden Verstößen können Bußgelder drohen oder auch weitere Kontrollen durch die Aufsichtsbehörden stattfinden.

Vertrauen

Vermutlich ist dir ein vertrauensvoller Umfang mit deinen Kunden wichtig. Dazu gehört auch die Transparenz bei der Datenverarbeitung. Es kann sein, dass es Kunden gibt, denen alles egal ist. Andere Kunden legen viel Wert darauf zu wissen, welche Daten du verarbeitest und zu welchem Zweck oder an wen du diese Daten weitergibst. Durch aktuelle und vollständige Datenschutzhinweise für Webseiten zeigst du, dass du die Privatsphäre deiner Nutzer ernst nimmst und ihre Daten verantwortungsvoll behandelst.

Neue Technologien und Weiterentwicklung

Die digitale Welt entwickelt sich ständig weiter. Althergebrachte Technologien können sich verändern. Denken wir nur an die ständige Weiterentwicklung von Google Analytics. Hier musst du auch Anpassungen in deinen Datenschutzhinweisen vornehmen, z. B. durch die Einführung des Consent Mode in Google Analytics. Aber selbstverständlich gibt es auch immer neue Technologien und Tools, die zum Einsatz kommen, z. B. der Einsatz von KI bei ChatBots oder E-Mail-Marketing. Regelmäßige Aktualisierung deiner Datenschutzhinweise stellt sicher, dass du auch mit den neuesten Entwicklungen Schritt hältst und diese transparent auf deiner Seite darstellst. Mehr zum Thema KI im Unternehmen erfährst du in unserem Beitrag: rechtliche Aspekte beim Einsatz von KI im Unternehmen.

Änderung der Rechtslage

Es muss aber nicht immer gleich der Einsatz einer neuen Technologie sein. Manchmal ändert sich auch einfach nur die Rechtslage. So konnte vor einigen Jahren das Tracking mittels Google Analytics noch auf ein berechtigtes Interesse als Rechtsgrundlage gestützt werden. Tracking ist seither noch über die ausdrückliche Einwilligung möglich. Das erforderte natürlich eine Anpassung der Datenschutzerklärung.

Vermeidung von Abmahnungen

Wenn deine Datenschuthinweise nicht aktuell sind, erhöht sich die Gefahr für Abmahnungen. Mit den Datenschutzhinweisen auf deiner Website erfüllst du die Transparenzpflicht gegenüber betroffenen Personen. Wenn diese Hinweise nicht aktuell sind, liegt ein Datenschutz Verstoß vor. IN diesem Fall kann die betroffene Person gegebenenfalls Schadensersatz geltend machen. Bei diesem Thema ist gerade noch sehr viel im Wandel und das letzte Wort bisher nicht gesprochen. Dennoch sollte man diese Gefahr nicht unterschätzen die Aktualisierung der Datenschutzhinweise im Auge behalten. 

Aktualisierung der Datenschutzhinweise > Deine nächsten Schritte

Die Datenschutzhinweise sind deine Aussage dazu, was du auf deiner Website mit personenbezogenen Daten machst. Sie sagen deinen Besuchern, welche Tools und Dienstleister du einsetzt, welche Daten du verarbeitest, an wen du diese Daten weitergibst. Der erste Schritt, um deine Datenschutzhinweise aktuell zu halten, ist die technische Überprüfung deiner Webseite. Schaue nach, welche Tools du einsetzt und ob diese ausreichend in den Datenschutzhinweisen wiedergegeben werden.

Unabhängig von deinen Tools solltest du prüfen, welche Daten du noch über die Seite sammelst und wie du diese Daten verarbeitest und ob du das entsprechende Tool in deinen Datenschutzhinweisen kommunizierst. Wenn du etwa Daten von Bewerbern über ein Kontaktformular sammelst, solltest du das gesondert erwähnen, auch wenn du dafür keine besonderen Tools nutzt.

Vielleicht besser mit Unterstützung

Die rechtssichere Formulierung von Datenschutzhinweisen kann für Laien schwierig werden, ist aber für Profis schnell erledigt. Hier solltest du also professionelle Hilfe in Anspruch nehmen. Ich biete die Überprüfung deiner Datenschutzerklärung für 200 EUR zzgl. USt. an.