Wenn du Mitarbeiterfotos auf der Webseite oder in Social-Media-Kanälen deines Unternehmens veröffentlichen willst, benötigst du eine Einwilligung! Das ist jedenfalls ein gängiger Mythos. Welche Alternativen es gibt und warum man mit der Einwilligung für Mitarbeiterfotos manchmal doch relativ gut fährt, erkläre ich dir in diesem Artikel. Außerdem habe ich Vorlage für eine Einwilligung für Mitarbeiterfotos und für ein Model-Release zum Download bereitgestellt.

Mitarbeiterfotos als Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO

Das Aufnehmen, die Speicherung, die Veröffentlichung auf der Webseite oder in sozialen Medien und die sonstigen denkbaren Nutzungen von Mitarbeiterfotos sind Verarbeitungen im Sinne der DSGVO. Für diese Verarbeitung benötigst du eine Rechtsgrundlage, also eine gesetzliche Norm, die dir die Verarbeitung ausdrücklich erlaubt. Die DSGVO kennt einige Rechtsgrundlagen.

Anforderungen an die Einwilligung für Mitarbeiterfotos

Bei Mitarbeiterfotos ist die Einwilligung vermutlich die am häufigsten angewendete Rechtsgrundlage. Dabei ist die Einwilligung für dich aus Sicht des Unternehmens gar nicht mal so ideal. Damit du nämlich wirklich eine wirksame Einwilligung hast, musst du ein paar Dinge beachten. Die Einwilligung muss eindeutig, freiwillig, informiert und spezifisch sein.

Eindeutig

Eindeutig ist die Einwilligung, wenn sie durch eine klare, bestätigende Handlung erfolgt. Bei Mitarbeiterfotos setzte hier das Bundesarbeitsgericht bereits vor dem Inkrafttreten der DSGVO Maßstäbe. Das BAG verlangt nämlich, dass die Einwilligung schriftlich erfolgen muss (BAG, Urteil vom 11. Dezember 2014, AZ: 8 AZR 1010/13).

Freiwillig

Besondere Anforderungen hat das BAG auch an die Freiwilligkeit. Freiwillig bedeutet zunächst einmal, dass deine Mitarbeiter keine ernsthaften Nachteile befürchten müssen, wenn sie die Einwilligung verweigern. Die Rechtsprechung geht in Arbeitsverhältnissen immer von einer gewissen Drucksituation für den Arbeitnehmer aus (man will doch der Chefin oder dem Chef nichts abschlagen). Die Einwilligung kann daher nach Auffassung des BAG in Einzelfällen auch einmal freiwillig sein. Hier musst du also jeglichen Druck vermeiden!

Zweckbezogen

Außerdem kannst du die Einwilligung grundsätzlich nur zweckbezogen einholen. Das heißt im Umkehrschluss, dass du keine generelle Einwilligung einholen kannst, sonst immer nur für einen bestimmten Zweck. Welcher Zweck ist dabei erst einmal egal. Dir muss nur bewusst sein, dass du im Nachgang nicht einfach den Zweck erweitern kannst. Nehmen wir einmal an, du hast die Einwillig für Mitarbeiterfotos zur Veröffentlichung auf deiner Webseite eingeholt. Du willst damit deine Mitarbeiter auf der Webseite als Ansprechpartner darstellen. In diesem Fall kannst du die Fotos dann nicht einfach für Social Media Post auf Instagram verwenden. Du musst die Zwecke in der Einwilligungserklärung genau benennen und bist du dann (mit engen Ausnahmen) daran gebunden.

Informiert

Letztlich musst du deinen Mitarbeiter auch ausreichend informieren, was die Einwilligung am Ende bedeutet. Erwägungsgrund 42 DSGVO nimmt an, dass eine Person informiert ist, wenn sie wenigstens weiß, wer der Verantwortliche ist und für welche Zwecke ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen. Je nachdem, was du genau vorhast, solltest du hier an Details nicht sparen. Je detaillierter, desto besser. Für die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos auf der Webseite reicht vielleicht ein kurzer Zweizeiler. Wenn du die Fotos deiner Mitarbeiter für umfangreiche Marketingmaßnahmen anfertigst, solltest du schon etwas genauer werden. Außerdem musst du über das Widerrufsrecht informieren oder einer Datenübermittlung in Drittländer. Auch Informationen über eventuell mehrere (gemeinsame) Verantwortliche oder weitere Datenempfänger solltest du nicht verschweigen. Dass die Einwilligung freiwillig ist und jederzeit widerrufen werden kann, gehört ebenfalls und die Informationen.

Widerruf der Einwilligung

Und damit kommen wir zum eigentlichen Knackpunkt: die Möglichkeit zum Widerruf. Die Einwilligung im Sinne des Datenschutzes kann dein Mitarbeiter jederzeit widerrufen. Mit dem Widerruf darfst du die Daten nicht mehr verarbeiten. Das ist eine eiserne Regel und da gibt es auch keine Ausnahmen. Der Widerruf macht zwar die Datenverarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs nicht unrechtmäßig. Aber über den Zeitpunkt hinaus, darfst du die Mitarbeiterfotos nicht mehr verwenden. Für Veröffentlichungen im Internet bedeutet das, dass du die Mitarbeiterfotos löschen musst. Das Gleiche gilt für Social Media.

Das ist besonders ärgerlich, wenn die Fotos mit hohem Aufwand entstanden sind und ggf. einen wichtigen Baustein in deiner Marketingstrategie darstellen.

Achtung! Das gilt übrigens auch für Videos! Das heißt, wenn du Videos mit deinen Mitarbeitern erstellt hast und diese ihre Einwilligung widerrufen, darfst du die Videos nicht mehr verwenden. Oder besser gesagt, dürfen die Mitarbeiter nicht mehr erkennbar sein. Du kannst die Szenen herausschneiden oder die Mitarbeiter unkenntlich machen. In vielen Fällen wird dir das aber nicht helfen. Hier gibt es auch keine Interessenabwägung, in der dein (finanzieller) Aufwand berücksichtigt wird. Wenn dein Mitarbeiter die Einwilligung widerruft, musst du diesen aus den Videos entfernen. Ende der Geschichte.

In der Praxis ist damit die Einwilligung also nicht immer die optimale Rechtsgrundlage.

Einwilligung für Mitarbeiterfotos erlöscht nicht automatisch

Dein Mitarbeiter kann die Einwilligung jederzeit frei widerrufen. Die Einwilligung erlöscht aber nicht automatisch. Sie besteht auch nach dem Ausscheiden deiner Mitarbeiter grundsätzlich weiter. Erst wenn die Einwilligung widerrufen wird, musst du die Verarbeitung beenden.

Achtung: Eine Besonderheit gilt, wenn du die Mitarbeiterfotos nutzt, um genau den abgebildeten Mitarbeiter darzustellen. Das ist etwa der Fall, wenn der Mitarbeiter ein besonderer Experte ist oder du über genau diesen Mitarbeiter ein besonderes Leistungsspektrum abdecken kannst. Wenn der Mitarbeiter ausscheidet und du hierdurch den Experten verlierst oder eine bestimmte Leistung nicht mehr anbieten kannst, darfst du Mitarbeiterfotos, die genau auf diesem Umstand hinweisen, nicht mehr verwenden. Diese Regel gilt ganz allgemein für Daten und Informationen, die auf diesen Umstand hinweisen. Kurz gesagt, wenn es den Experten nicht mehr gibt, darfst du auf diesen nicht mehr hinweisen, weder mit Fotos noch mit Nennung. Das gilt jedenfalls, so weit Dritte durch die Nennung einen falschen Eindruck erhalten.

Alternative zur Einwilligung – Model Release

Zum Glück gibt es eine Alternative zur Einwilligung und die heißt Datenverarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages. Nach Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO darfst du Daten verarbeiten, wenn es für die Erfüllung einer Vertrages mit der Person erforderlich ist. In der Praxis bedeutet das nichts anderes, als dass du einen Vertrag mit deinem Mitarbeiter schließt und damit die Verarbeitung der Daten in diesem Rahmen zulässig ist. Der Vertrag kann dann nicht ohne Weiteres „widerrufen“ oder gekündigt werden. Kern des Vertrages ist die Erlaubnis zur Nutzung der Mitarbeiterfotos für eine Gegenleistung an den Mitarbeiter.

Solche Konstellationen nennt man Model-Release-Verträge. Die Gegenleistung hängt dabei in der Regel vom Ausmaß der geplanten Fotonutzung ab. In einfachen Fällen genügt eine sogenannte Time-for-Print-Vereinbarung. Dabei erlaubt dir dein Mitarbeiter die Nutzung der Fotos und erhält dafür das Recht die Fotos für eigene Zwecke zu nutzen.

Solche Vereinbarungen bieten sich an, wenn der Mitarbeiter selbst ein Interesse an den Fotos hat (z. B. bei tollen Portraitfotos, die er auch privat nutzen kann). Weniger geeignet sind solche sog. TFP-Vereinbarungen vermutlich bei Fotos oder Videos, die speziell auf dein Unternehmen zugeschnitten sind. In diesem Fall kannst du aber eine andere Gegenleistung erbringen. Das kann sogar eine kleine Gage für das Model sein. Die Gage sollte angemessen sein und in etwa den Aufwand und die Reichweite der Nutzung wieder spiegeln. Wenn du deinem Mitarbeiter für ein aufwendiges Shooting mit mehreren Stunden Dauer einen symbolischen Euro zahlst, besteht die Gefahr, dass ein Gericht das Ganze als sittenwidrig ansieht und die Vereinbarung kippt. Damit stehst du dann wieder ohne Rechtsgrundlage da und kannst die Fotos nicht nutzen.

No Preassure

In jedem Fall musst du darauf auch achten, dass das Shooting und die Verwendung der Fotos freiwillig ist. Ohne freien Willen geht es nicht, auch wenn du die strengen Anforderungen der „Einwilligung“ im Sinne des Datenschutzes durch eine Alternative ersetzt.

“Echtes Model“ statt Mitarbeiter

Du solltest dir auch überlegen, ob vielleicht die Buchung eines echten Models eine ernsthafte Alternative darstellt. Beim Einsatz von Mitarbeiterfotos kannst du leider nie ganz ausschließen, dass die Sache im Falle von Meinungsverschiedenheiten zugunsten des Mitarbeiters ausgeht. Tendenziell sind die Arbeitsgerichte eher arbeitnehmerfreundlich. Hier musst du abwägen, wie schwer die Auswirkung für dich sind, wenn du bestimmte Fotos oder Videos nicht mehr verwenden darfst. Sagen wir mal, etwas überspitzt ausgedrückt, wenn es hier um die Existenz deines Unternehmens geht, solltest du gegebenenfalls auf ein Model zurückgreifen. Das geht natürlich nur, wenn die Fotos nicht explizit deine Mitarbeiter darstellen sollen, zum Beispiel bei einer Team-Darstellung auf der Webseite. In diesem Fall solltest du selbstverständlich nicht auf Unternehmens fremde Personen zurückgreifen. Das könnte sogar wettbewerbswidrig sein.

Welche Rechtsgrundlage für welchen Fall?

Beide Varianten haben vor und Nachteile. Vermutlich würde ich mich bei der Entscheidung an folgende Kriterien orientieren:

• Tragweite der Verarbeitung (Bspw. einfaches Foto auf der Webseite oder umfangreiche Darstellung in sozialen Medien)
• Aufwand für die Produktion
• Aufwand für den Fall, dass die Fotos entfernt werden müssen
• Auswirkungen, falls Fotos nicht weiter benutzt werden können

Bei sehr einfachen Konstellation kann die Einwilligung eine schnelle und unkomplizierte Lösung sein. Wenn du insbesondere einfach ein Portraitfoto deines Mitarbeiters auf der Website zur Darstellung deines Teams nutzen willst, kann die Einwilligung die unkomplizierte Rechtsgrundlage sein. Fotos sind bei diesen Fällen meistens schnell angefertigt und auch schnell wieder entfernt. Anders würde ich das vermutlich bei einer sehr aufwendigen Produktion beurteilen, zum Beispiel wenn du viel Zeit und Geld in die Erstellung eines Videos in investiert hast. Das Gleiche gilt, wenn die Fotos oder Videos zentraler Bestandteil in deiner Marketing-Kampagne sind, ist die Einwilligung vermutlich nicht die richtige Wahl. Das sind natürlich pauschale Überlegungen. Im Einzelfall solltest du mit deinem Datenschutzbeauftragten oder Rechtsanwalt den einzelnen genau prüfen.

Datenschutzmanagement

Mitarbeiterfotos sind eine Verarbeitung im Sinne des Datenschutzes. Diese Verarbeitung solltest du also auch in deinem Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten als solche aufführen. Außerdem solltest du dir in deinem Löschkonzept überlegen, wie lange du die Daten verarbeitest. In der Regel wird es bis zum Widerruf der Einwilligung sein.

Downloads

• Einwilligung Mitarbeiterfotos Vorlage: Download
• Vorlage Model Release: Download