Datenschutzaudit

Es gibt keine einheitliche Definition des Begriffs Datenschutzaudit. Ich würde es vermutlich so beschreiben: Ein “Datenschutzaudit” ist die systematische Überprüfung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben innerhalb deines Unternehmens. Durch Datenschutzaudits soll sichergestellt werden, dass in deinem Unternehmen personenbezogene Daten im Einklang mit den geltenden Datenschutzgesetzen, wie der DSGVO, verarbeitet werden. Beim Datenschutzaudit wird ein IST-Zustand in deinem Unternehmen aufgenommen und mit einem SOLL-Zustand verglichen. Aus dem Ergebnis des Vergleichs kannst du entsprechende Maßnahmen ableiten.

Die praktische Umsetzung des Datenschutzaudits erfordert eine systematische Herangehensweise. Das ist einerseits wichtig, um alle relevanten Aspekte deiner Datenschutz-Compliance zu überprüfen. Andererseits muss auch der reibungslose Betrieb deines Unternehmens sichergestellt sein. Dabei verfolgen wir einen pragmatischen Ansatz.

In einem ersten Schritt legen wir die Ziele (z. B. generelle Sicherstellung der DSGVO-Compliance) und den Umfang (gesamtes Unternehmen, Software, bestimmte Auftragsverarbeiter) des Audits fest. Weiterhin wird das Auditteam gebildet und ein Zeitplan aufgestellt. Das Auditteam besteht aus mir und einem oder mehreren deiner Mitarbeitenden. Auch wenn ich dir so viel wie möglich abnehme, geht es nicht ganz ohne deine Hilfe bzw. die Hilfe deiner Mitarbeitenden. Schließlich kennt ihr euer Unternehmen am besten.

Wenn die Ziele und das Team feststehen, werden die einzelnen Schritte umgesetzt. Bei einem Erstaudit für das gesamte Unternehmen beginnen wir in der Regel mit einer Bestandsaufnahme (Data-Mapping). Dabei werden alle Datenflüsse erfasst, Datenquellen und Empfänger identifiziert und Datenverarbeitungsaktivitäten organisiert. In weiteren Schritten prüfen wir die Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung, die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) sowie Auftragsverarbeitungen und verschiedene Prozesse wie den Umgang mit Betroffenenrechten oder Datenschutzvorfällen. Die Erstellung interner Richtlinien (z. B. für den Umgang mit IT, Home-Office oder Notfällen) gehört bei Bedarf ebenso dazu wie die Entwicklung eines Löschkonzepts und von Löschrichtlinien sowie die Schulung und das Sensibilisieren deiner Mitarbeitenden. Je nachdem, welche Ziele wir festgelegt haben, können hier noch weitere Schritte dazukommen.

Am Ende des Audits erstellen wir einen Auditbericht. Dort dokumentieren wir die Ergebnisse und formulieren Maßnahmen zur Verbesserung der Datenschutz-Compliance und Risikominderung. Ebenso erstellen wir gemeinsam einen Maßnahmenplan, der die Schritte zur Umsetzung der empfohlenen Maßnahmen beschreibt, einschließlich Fristen und Verantwortlichkeiten. Bei Bedarf unterstütze ich selbstverständlich auch bei der Umsetzung der Maßnahmen.

Datenschutz ist kein One-Night-Stand, sondern eine langfristige Beziehung. Diese Beziehung solltest du pflegen. Dabei solltest du Prozesse direkt beurteilen, z. B. die Einführung einer neuen Software oder neue Verarbeitungstätigkeiten. Unabhängig davon solltest du regelmäßige Audits durchführen, um zu prüfen, ob die IST-Situation in deinem Unternehmen noch dem SOLL entspricht. Dabei musst du nicht jedes Mal ein komplettes Audit durchführen. Im Zweifel reicht es aus, wenn du bestimmte Teilbereiche regelmäßig überprüfst. Ich empfehle z. B., einmal das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zu prüfen. Der Aufwand sollte hier überschaubar sein, jedenfalls, wenn du das Verzeichnis auch im laufenden Betrieb pflegst.

Wie oft du welche Prozesse prüfen solltest, hängt also stark vom Einzelfall und deinem Unternehmen ab. Gerne schaue ich mir die Prozesse mit dir gemeinsam an und erstelle mit dir einen Auditplan.

Wenn Schwachstellen entdeckt werden, unterstütze ich dich bei der Entwicklung und Umsetzung geeigneter Maßnahmen, um diese zu beheben. Ziel ist es, dein Unternehmen datenschutzrechtlich abzusichern und mögliche Risiken zu minimieren.

Ja, eine Prüfung des Datenschutzes ist für Unternehmen jeder Größe sinnvoll. Gerade kleinere Unternehmen profitieren von einer frühzeitigen Identifikation und Behebung von Datenschutzrisiken, da sie oft weniger Ressourcen und spezialisierte Fachkräfte zur Verfügung haben, um sich intensiv mit den komplexen Anforderungen der DSGVO und des BDSG auseinanderzusetzen. Eine Überprüfung hilft ihnen, potenzielle Datenschutzrisiken frühzeitig zu identifizieren und gezielt zu beheben, bevor es zu kostspieligen Datenschutzvorfällen kommt. Zudem stärkt es das Vertrauen der Kunden und Geschäftspartner, indem es zeigt, dass auch kleinere Unternehmen den Schutz von personenbezogenen Daten ernst nehmen und proaktiv daran arbeiten, datenschutzkonform zu handeln.

Ein Datenschutzaudit basiert auf den Vorgaben der DSGVO und des BDSG. Besonders relevant sind dabei folgende Artikel der DSGVO, die im Rahmen des Datenschutzaudits genauer geprüft werden:

• Art. 5 (Grundsätze der Verarbeitung personenbezogener Daten): Dieser Artikel definiert die Grundprinzipien, wie Rechtmäßigkeit, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung und Integrität. Dein Unternehmen muss sicherstellen, dass alle Verarbeitungen dieser Prinzipien entsprechen.
• Art. 6 (Rechtmäßigkeit der Verarbeitung): Hier wird festgelegt, unter welchen Bedingungen personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen. Ein Datenschutzaudit prüft, ob die Verarbeitung in deinem Unternehmen auf einer gültigen Rechtsgrundlage basiert.
• Art. 13 und 14 (Informationspflichten): Diese Artikel verlangen, dass betroffene Personen über die Verarbeitung ihrer Daten informiert werden. Das Datenschutzaudit überprüft, ob die Informationspflichten in deinem Unternehmen korrekt umgesetzt sind.
• Art. 25 (Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen): Dieser Artikel verpflichtet Unternehmen, datenschutzfreundliche Einstellungen zu implementieren und von Anfang an Datenschutz zu berücksichtigen. Das Datenschutzaudit bewertet, wie gut diese Anforderungen erfüllt werden.
• Art. 30 (Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten): Unternehmen sind verpflichtet, ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Im Rahmen des Datenschutzaudit wird überprüft, ob dieses Verzeichnis vollständig und aktuell ist.
• Art. 32 (Sicherheit der Verarbeitung): Dieser Artikel fordert, dass Unternehmen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um die Sicherheit der Verarbeitung zu gewährleisten. Der Datenschutz Check untersucht, ob diese in deinem Unternehmen den Anforderungen entsprechen.
• Art. 35 (Datenschutz-Folgenabschätzung): Für Verarbeitungsvorgänge, die ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen darstellen, ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich. Das Datenschutzaudit prüft, ob solche Abschätzungen durchgeführt und korrekt dokumentiert sind.
• Art.37 bis 39 (Benennung eines Datenschutzbeauftragten): Diese Artikel legen fest, wann ein Datenschutzbeauftragter benannt werden muss und welche Aufgaben er hat. Das Datenschutzaudit stellt sicher, dass die Rolle des Datenschutzbeauftragten in deinem Unternehmen ordnungsgemäß implementiert ist.

Du benötigst eine allgemeine Datenschutz Beratung? Dann lass uns gern mit einem einfachen Gespräch starten und deinen Bedarf besprechen!

Das Datenschutzaudit wird von einem erfahrenen Auditor durchgeführt, der über tiefgreifende Kenntnisse im Bereich des Datenschutzes verfügt. Als title=“Datenschutz Beratung“ externer Datenschutzbeauftragter bringe ich über 10 Jahre Erfahrung im Datenschutz und IT-Recht mit und sorge dafür, dass dein Unternehmen alle gesetzlichen Vorgaben erfüllt.

Der Datenschutzbeauftragte ist eine zentrale Figur im Rahmen eines Datenschutzaudits. Er überwacht die Einhaltung der Datenschutzvorgaben und unterstützt bei der Implementierung der erforderlichen Lösungen. Als externer Datenschutzbeauftragter bin ich dafür verantwortlich, sicherzustellen, dass dein Unternehmen datenschutzkonform handelt und die Ergebnisse der Prüfung korrekt umgesetzt werden. Ich kann aber auch mit einem internen Datenschutzbeauftragten zusammenarbeiten und diesem mein umfassendes Datenschutzaudit übergeben.

Ein Datenschutzaudit prüft gezielt, wie deine Mitarbeiter mit personenbezogenen Daten umgehen. Dabei wird untersucht, ob sie über ausreichendes Wissen verfügen und ob regelmäßige Schulungen stattfinden, um sicherzustellen, dass sie die Datenschutzvorgaben in ihrem Arbeitsalltag korrekt umsetzen. Das Audit hilft, mögliche Schwachstellen im Verhalten und in den Kenntnissen der Mitarbeiter aufzudecken und liefert Empfehlungen, um die Sensibilität und das Verständnis für den Datenschutz in deinem Unternehmen weiter zu stärken.